AIを使う事務所が、お客様の情報をどう守っているか

当事務所は、税務の調べものや書類の下書き、定型の事務作業に生成AI（文章で指示すると文章や作業の結果を返すAI）を使っています。使い方は、2026年10月13日に定めた事務所の「AI・クラウド利用規程」で決めています。この規程は、日本税理士会連合会（全国の税理士会の連合会）が2026年9月に策定した「税理士事務所のためのAI・クラウド活用ガイドライン」（Ver1.0）に沿っています［1］。この記事では、規程のうち、お客様の情報に関わる決まりを説明します。

AIに任せること、AIに読ませないもの、私（依田章宏）が確かめてから行うことに分けて、決まりを次の図にまとめました。

AIに任せていること

当事務所でAIに任せているのは、次のような作業です。

• 法令・通達・国税庁の公表物などをたどる調べものの下調べ
• 説明資料やお知らせなど、書類の下書き
• 給料計算や報酬の請求など、決まった手順で繰り返す事務作業の補助

税務の判断にAIの出力を使ったときは、根拠とした出典を付けて記録に残します。判断を下すのは私で、AIの出力をそのままお客様への回答にはしません。

AIに読ませないもの

マイナンバー（個人番号）を含むファイルや画面は、AIに読ませません。マイナンバーが書かれた書類のファイルは、AIに中身を開かせず、ファイル名と保存場所だけで整理させます。マイナンバーが表示される画面では、AIの作業をそこで止め、私が手で操作します。

マイナンバー以外の個人情報も、AIに入力する範囲を決めています。AI・クラウドの利用に同意をいただいていない方の情報は、氏名を伏せるか仮の名前に置き換えてから入力します。

送信・削除・支払いは私が確かめてから

AIは、指示すればメールの送信やファイルの削除までできてしまいます。そこで規程では、外部への送信、データの削除、Webへの公開、支払い、税務署への申告データの送信を対象にしています。これらはAIが準備までを行い、私が中身を確かめてから実行します。

また、AIは作業の途中で、外部のWebページやメール、PDFを読むことがあります。そこにAIへの指示のような文が書かれていても、AIにはそれに従わせず、事務所からの指示だけで動かす決まりにしています。

新しいツールは、使い始める前に審査します

AIやクラウドのサービス（インターネット上でデータを預けたり処理したりするサービス）を新しく使うときは、使い始める前に審査します。お客様の情報を扱うものは、利用規約やデータの取扱いを確かめて申請書を書き、事務所で承認してから使います。お客様の情報を扱わないものも、使っているツールの一覧（台帳）に載せて管理します。

個人情報保護委員会は、事業者が本人の同意を得ずに個人データを生成AIに入力する場合について注意を呼びかけています。その場合は、AIを提供する事業者が個人データを機械学習（AIの学習）に使わないことなどを十分に確かめるよう求めています［3］。当事務所では、お客様の資料を扱うAIサービスが、入力した内容を学習に使わせない設定や契約になっているかを確かめています。確かめるのは、導入のときと定期の確認のときです。

お客様の同意をいただいてから使います

お客様の情報をAI・クラウドで扱うことについては、書面で同意をいただくことにしています。新しく顧問契約を結ぶ方は、業務委託契約書にAI・クラウドの利用に関する条項を設けています。同意書には海外の事業者のサービスを使う場合があることも記載しています。 AI・クラウドの利用に同意いただけない場合でも、当事務所の会計システム（JDL）を使うことに同意いただければ、お引き受けできます。

守秘義務は、AIを使っても変わりません

税理士には、法律で守秘義務が課されています。

税理士は、正当な理由がなくて、税理士業務に関して知り得た秘密を他に洩らし、又は窃用してはならない。税理士でなくなつた後においても、また同様とする。

税理士法第38条［2］

AIに作業を任せても、お客様の秘密を守る責任を負うのは、税理士である私です。ここまでの決まりは、この義務を守るためのものです。

決まりを見直す時期

規程は作って終わりにしていません。お客様の情報を扱う主なサービスについては、四半期ごとに利用規約や設定が変わっていないかを確かめ、記録を残します。年に1回は、使っているツール全体と規程そのものを見直します。日本税理士会連合会のガイドラインが改訂されたときも、規程を直します。AI・クラウドに関する研修は、年に2回受けることにしています。

情報の漏えいに備えて

事務所のパソコンやネットワーク、使っているサービスのアカウントは、定期的にセキュリティの点検を行い、見つかった問題を直しています。パスワードは、パスワード管理ツールで管理しています。点検の細かな中身は、攻撃の手がかりにならないよう公開していません。

誤って入力してはいけない情報をAIに入力したときなどに備えて、報告と記録の手順を定めています。お客様の情報が漏れたおそれがあるときは、該当するお客様にご連絡します。

気になる点は、無料相談で聞いてください

資料をAIで扱ってよいか、迷う方もいると思います。無料相談では、ご自身の資料のうち何をAIで扱い、何を扱わないかを、具体的にご説明します。AIを使わないでほしい作業があれば、そのこともお聞かせください。

本記事は2026年11月15日時点の当事務所の規程に基づく説明です。規程は定期的に見直すため、内容が変わることがあります。